Características dos Arquivos

• Quanto à extensão da actuação:

Arquivo sectorial ou Compartilhado

É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização.

É descentralizado: encontra-se próximo à estação de trabalho com moderado índice de utilização.

Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas.

Arquivo Central

- Local onde são armazenados os documentos procedentes dos arquivos operacionais e sectoriais/Compartilhados, sendo esta, a ultima etapa do ciclo do arquivo;

- Acondicionamento: caixas;

- Evita duplicidade de documentos;

- Mantém a padronização;

- Reúne assuntos correlatos.

·        Quanto às actividades:

Sectorial

- Receber, registar, e controlar a tramitação e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos para a guarda dos documentos;

- Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos;

- Seleccionar os documentos para transferi-los ao arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.

Central

- Administrar e actualizar Tabela Temporal Documental (TTD);

- Manter a padronização estabelecida;

- Receber a documentação proveniente dos arquivos recebidos operacionais e sectoriais;

- Preservar a memória da empresa;

- Preparar os documentos para: microfilmagem e digitalização;

- Atender a pesquisas;

- Realizar empréstimos;

- Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos;

- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Sectoriais;

- Providenciar requisitórios técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere à sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insectos…;

- Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuídos nos arquivos das unidades;

- Divulgar as actividades de arquivo.